Steg-för-steg-löneprocess

Lön inkluderar att utföra många uppgifter för att säkerställa korrekta och snabba lönecheckar och löneskatt och efterlevnad av register. Dessa uppgifter kan inte skyndas, och de bör utföras med noggrann detalj. Annars kan felaktiga lönecheckar och felaktig löneskatt och registerföringsförfaranden uppstå.

Den tidigare situationen kan göra att anställda blir upprörda; de två senare situationerna kan orsaka påföljder från Internal Revenue Service och US Department of Labor. Följaktligen, när du gör löner, tillämpa en steg-för-steg-process.

  1. Behandla lön i förväg

  2. Behandla lönen i förväg. Utarbeta ett schema för lönebearbetning som ger dig god tid att behandla lönen och korrigera upptäckta fel innan anställda får sina lönecheckar. Utför till exempel lönebehandling två eller tre dagar före det faktiska betalningsdatumet.

  3. Uppdatera anställdas register

  4. Gör ändringar i den anställdes lönepost, om tillämpligt. Detta inkluderar: adressändringar; ändringar av löneavdrag, såsom W-4 och statliga ändringar av inkomstskattform; och frivilliga avdrag förändringar, såsom pension och hälsofördelar. Ange dessutom ny anställningsinformation för anställda anställda under den aktuella löneperioden.

  5. Beräkna tidtagningsdata

  6. Beräkna tidtagningsdata från tidskort eller tidtabeller och ange de timmar som ska betalas in i systemet, såsom vanliga timmar, övertid och semester. Om du använder ett datoriserat tidtagningssystem kan du importera tiden till löneprogrammet. Allt du behöver göra är att se till att tiden transporteras korrekt och göra nödvändiga ändringar.

  7. Prorate Pay efter behov

  8. Betala andra typer av inkomster, såsom bonusar, provisioner och retroaktiv lön på grund av en löneökning. Utför andra justeringar, till exempel extra lön eller löneavdrag på grund av över- eller underbetalning från en tidigare löneperiod. Prorera tjänstemannens lön om hon avslutar men inte fungerar hela löneperioden och ange stoppdatum i löneprogrammet för att stoppa framtida betalningar.

  9. Dessutom prorera den nyanställdes lön om hon är anställd efter att den nuvarande löneperioden börjar. Om hon till exempel börjar arbeta den fjärde dagen i löneperioden varannan vecka, betala henne för sju arbetsdagar istället för 10.

  10. Verifiera lönerapporter

  11. Skriv ut rapporter som låter dig verifiera lönen innan du skriver ut lönecheckar och generera direktinsättningsfilen. Gör justeringar vid behov.

  12. Skriv ut lönecheckar och lönestubbar

  13. Skriv ut lönecheckar och lönestubbar. Skapa direktinsättningsfilen och vidarebefordra till banken. Kontakta banken och se till att den mottas på lämpligt sätt och kontrollera det mottagna beloppet.

  14. Förvara löneregister

  15. Skriv ut löneregister som visar anställdas brutto-till-nettolön för den aktuella lönen. Arkivera i ett konfidentiellt lagringsområde. Spara dessa register i minst tre år. Håll tidräkningsregister och de som löneberäkningarna baseras på i minst två år.

  16. Skriv ut och distribuera rapporter

  17. Skriv ut och distribuera rapporter som behövs av relaterade avdelningar, såsom personalresurser och ekonomi, för fördelar för administration och avstämning. Om en separat avdelning eller ett företag hanterar löneskatter, vidarebefordra nödvändiga skatteregister för varje löneperiod till lämplig person.

  18. Dricks

    Löneprogram beräknar löneskatter för dig. Håll alltid en kopia av Internal Revenue Service Circular E till hands för att hjälpa dig att förstå dina skyldigheter för löneskatt. Kontakta din statliga skattebyrå för riktlinjer om dina statliga skyldigheter för löneskatt.