Procedurer för dokumentkontroll

Förfaranden för dokumentkontroll säkerställer att anställda i företagets verksamhet använder rätt dokument för att utföra sitt arbete. Förfarandena är en viktig del av kvalitetssäkringsprocessen. De spårar beredning och hantering av dokument för att säkerställa att de anställda som ansvarar för dokumentation ersätter föråldrade dokument med de senaste versionerna. Sådana förfaranden inkluderar register över de anställda som skapat, ändrat och godkänt dokument så att företaget kan avgöra hur man kan undvika misstag och förbättra kvaliteten på sina produkter och tjänster.

Skapande

Förfaranden för dokumentkontroll anger vem som är ansvarig för att skapa specifika dokument och hur dokumentets upphovsman måste identifiera dem. Förutom att ge dokumentet ett namn i ett föreskrivet format, måste den ansvariga medarbetaren underteckna dokumentet för att identifiera sig som upphovsman. Att underteckna dokumentet indikerar att den anställde anser att arbetet är slutfört och att han måste inkludera det datum som visar när han slutförde arbetet.

Recension

Kvalitetssäkringsprinciper kräver att företag granskar många av sina dokument för noggrannhet, särskilt tekniska ritningar och specifikationer. Förfaranden för dokumentkontroll beskriver vilka dokument som måste granskas, av vem och hur man registrerar en sådan granskning. Vanligtvis anger ett granskningsförfarande vilka kvalifikationer en granskare måste ha och hur granskaren utför de ändringar som krävs i dokumentet. Den beskriver hur man registrerar ändringar och var granskaren måste underteckna för att ange att han har slutfört en framgångsrik granskning.

Revision

Bortsett från ändringar som gjorts under en granskning, är nödvändiga ändringar i dokumentation ofta resultatet av ändringar i projekt eller verksamhet. Förfaranden för dokumentkontroll anger vem som initierar revisioner och vem som utför dem. När en revision är klar får det reviderade dokumentet en beteckning som låter anställda identifiera det som den senaste revisionen från ett visst datum. Det gamla dokumentet får en beteckning som föråldrad och ett märke att det inte längre är aktuellt.

Ersättning

En viktig del av dokumentkontrollprocedurerna beskriver hur ett företag säkerställer att de senaste versionerna av dokument ersätter föråldrade versioner på de platser där dokumenten används. Förfarandena anger vem som är ansvarig för förnyelsen av dokumentationen, ofta initiativtagaren till revisionerna. Å andra sidan instruerar procedurerna användarna av dokumentation om identifiering av föråldrat material och hur man kontrollerar om de senaste versionerna.

Externa dokument

Företag måste ofta använda dokumentation som kommer utanför företaget. Sådana dokument följer inte de interna procedurerna när de först anländer. Förfaranden för dokumentkontroll anger vem som är ansvarig för integreringen av sådana dokument i företagets system. De beskriver hur man identifierar externa dokument, huruvida en granskning är nödvändig och hur man går vidare med revisioner om det behövs. När de ansvariga medarbetarna väl är integrerade ser de till att relevanta externa dokument finns tillgängliga där så krävs.