Hur man slår samman Excel-data till Word-dokument

Word och Excel är båda en del av det större Microsoft-paketet, så det är ingen överraskning att de spelar bra tillsammans. Exce * l * är ett utmärkt verktyg för att samla in information i ett databasformat, såsom namn, adresser och telefonnummer . Men om du vill arbeta med den informationen i Word måste du kunna slå samman Word- och Excel-dokument , vilket kan göras i några enkla steg.

Sammanfoga från ett Excel-kalkylark

Du har ett kalkylark fyllt med namn och adresser, perfekt för en e-postlista. Men du skulle spendera hour_s c * på att klistra in och klistra in informationen från Excel till Word. * _ Lyckligtvis kan du enkelt utföra en sammanslagning från Excel till Word men först måste du förbereda ditt Excel-dokument för sammanslagningen.

För att komma igång, se först till att alla dina data som ska slås samman finns i det första arket i ditt kalkylblad. Du måste också ställa in dina kolumnnamn så att de matchar namnen du placerar i ditt Word-dokument. Det bör finnas en kolumn för förnamn och en kolumn för efternamn om du till exempel vill använda båda. Gör en sista granskning av all information för att se till att den är uppdaterad innan du slutför sammanfogningen.

Slå samman Word- och Excel-dokument

När kalkylarket är klart öppnar du ett nytt dokument i Word. Klicka på fliken Mailings och välj Start Mail Merge och bestäm om du vill skapa etiketter, brev, kuvert, e-post eller en katalog. Välj. _ Välj Mottagare- _Använd en befintlig lista. Du hittar sedan din Excel-fil. Välj Öppna.

Innan du kombinerar Word och Excel ger systemet dig möjlighet att redigera dina mottagare. Här kan du gå igenom din lista och välja någon du inte vill inkludera. Du uppmanas också att infoga den som ett adressblock om du till exempel skapar ett brev eller kuvert. Du kan sedan spara dokumentet.

Kopiera och klistra in från Excel till Word

En av de största fördelarna med att ha hela Microsoft Office-sviten är att du enkelt kan kopiera från ett dokument till ett annat. Anta till exempel att du har skapat ett härligt cirkeldiagram i Excel som du vill inkludera i broschyren du utformar. Klicka bara på det diagrammet och antingen Redigera-Kopiera eller använd tangenttryckningsknappen Kontroll-Kopiera för att flytta det. Kommando-kopia är tangenttryckningskombinationen om du använder en Mac OS-enhet.

I stället för en sammanslagning från Excel till Word , om du vill kopiera data från Excel till Word eller ett annat Office-program, kommer du att göra samma sak, men du kommer antagligen behöva göra några formateringsändringar. Du kan kopiera data i exakt samma formatering, uppdatera innehållet så att det matchar ditt Word-dokument, behålla data länkade till det ursprungliga kalkylarket, klistra in data som en bild eller klistra in data i en flikavgränsad text.

Infoga Excel-kalkylblad i Word

I vissa fall kanske du vill gå i motsatt riktning. Istället för att en e- post sammanfogas från Excel till Word , kanske du bara vill bädda in ett Excel-spreadshee _t i ett Word-dokument. _ Detta kan vara en del av någon typ av förslag, till exempel en affärsplan eller ansökan om bidrag. Om du använder faktiska data kan det vara ett bra sätt att komplettera din kopia med de exakta siffrorna som passar med vad du diskuterar.

För att kopiera ett Excel-kalkylblad till ett Microsoft Word- dokument gör du dina kopior i källedokumentet och klistrar in i ditt Word-dokument, destinationen. Du har fem alternativ när du klistrar in:

  • Använd destinationstema och bädda in arbetsbok - Arbetsboken kommer att bäddas in i ditt dokument och matcha temat för ditt destinationsdokument. Diagrammet länkar inte till Excel-dokumentet, så om du uppdaterar något uppdateras det inte automatiskt.

  • Behåll källformatering och bädda in arbetsbok - Detta håller formateringen av Excel-kalkylbladet intakt. Diagrammet länkar inte till Excel-dokumentet, så om du uppdaterar något uppdateras det inte automatiskt.

  • _ Använd måltema och länka dat _a - Det här alternativet hedrar den formatering du skapat i ditt Word-dokument. Dina data är länkade, vilket innebär att när du gör en ändring i ditt Excel-dokument kommer det att uppdateras i ditt Word-dokument.

  • Behåll källformatering och länkdata - Ditt dokument matchar Excel-temat, inte Word-temat. Ditt Excel-kalkylblad kommer att länkas så att när du gör en ändring i ditt Excel-dokument uppdateras Word-dokumentet också.

  • Bild - Infogar Excel-kalkylbladet som en bild.

Om du bestämmer dig för att "länka data" när du slår samman Word- och Excel-dokument på detta sätt, kanske du inte alltid tycker att dessa uppdateringar är omedelbara. Om du inte ser en uppdatering av ditt Excel-kalkylblad i ditt Word-dokument, välj helt enkelt diagramverktyg-design-uppdatera data för att få den mest uppdaterade versionen.

Spara Word-dokument i Excel

Det finns tillfällen där ditt val att kombinera Word och Excel går i andra riktningen - du vill spara ditt Word-dokument som ett Excel-dokument. Visst, du kan flytta data manuellt, men det kan vara tidskrävande. Det finns ett enklare sätt.

När du har öppnat önskat Word-dokument väljer du Arkiv-Spara som och bläddrar till den plats där du vill att dokumentet ska sparas. Under mappalternativet ser du en annan rullgardinsmeny märkt File Format. Välj Vanlig text.

Nu när du har sparat Word-dokumentet kan du öppna ditt Excel-kalkylblad och dra in informationen. I ditt Excel-dokument väljer du Data från text. I vissa versioner kan du se detta som Data-Get Internal Data-Import Text File. Härifrån kan du bläddra till det Excel-dokument som du har sparat och dra in det. När du blir ombedd måste du välja Avgränsad och Mellanslag för avgränsaren.

Slå samman två Excel-filer

Även om det kan vara praktiskt att kombinera Word och Excel , kanske du inte inser att du kan slå samman två Excel-filer. Ett sätt att göra detta är att kopiera kalkylbladet i källedokumentet genom att klicka på flikarna längst ner, högerklicka och välja Kopiera. Markera målarbetsboken där du vill att kalkylarken ska landas under Att boka, välj var du vill att den ska placeras med hänvisning till befintliga ark och se till att Skapa en kopia är markerad om du vill att originalet ska finnas kvar i källarbetsboken.

Även om den här metoden är effektiv med ett kalkylblad, kan det bli besvärligt om du har många filer du behöver kombineras i en. Om du är bekväm med att skapa makron kan du skriva en som slår samman alla filer till en. Du kan hitta exempelmakron för detta online som du kan kopiera och klistra in.

Slå samman Word-dokument

En sammanslagning av e-post från Excel till Word är inte det enda sättet du kan dra data från ett annat dokument till Word. Programvaran har en funktion som gör att du kan slå samman flera filer till en. Huvudsyftet med detta är att jämföra olika versioner med varandra. Så om dina kollegor har gjort ändringar i ett dokument, låter den här funktionen dig enkelt jämföra dem sida vid sida för att se vad som har förändrats.

För att slå samman två dokument , välj Granska-Jämför-Kombinera . Du uppmanas att välja de filer du vill samla ihop. Du blir ombedd att märka omärkta ändringar med, som låter dig ange namnet på den person som gjorde ändringarna i det reviderade dokumentet. Välj för att visa ändringar i ett nytt dokument, klicka på OK så får du ditt nya dokument.